Réunion du 6 novembre 2023

Participants: Carole, Lynn, Floriane, Céline, Olivier

Ordre du jour : 

• Retour sur le séminaire Formation par Céline et Floriane
• Prochains Cafés ABF
• Assemblée Générale 2023
• Point finances
• Démission du secrétaire du groupe IDF
• Calendrier : prochains rdv du CA
• Divers

1. SÉMINAIRE FORMATION

Le séminaire s’est déroulé à Blois sur un jour et demi de travail intense.

Plusieurs participant.es adhérents à l’ABF l’Île-de-France, dont nos deux responsables Formation : 

• Céline David & Floriane Brun du CA IDF
• Cécile Trévian & Pascal Vion de la commission Formation
• Léna Sarrut, directrice de l’association Lire C’est Vivre - Bibliothèques de la Maison d’Arrêt de Fleury-Mérogis

Plusieurs ateliers ont travaillé sur diverses thématiques : 

• un atelier sur les contenus de la formation
• un atelier sur les stagiaires
• un atelier pour élaborer le guide de survie du responsable de site
• un atelier pour déterminer les enjeux du poste de Delphine, salariée de l’ABF en charge de la formation, en relation directe avec les responsables Formation
• un atelier pour envisager l’avenir de la formation
• un atelier sur la communication autour de la formation ABF (atelier coanimé par Floriane)

3 groupes de travail ont été créés : 

• Un groupe de travail afin d’élaborer un document cadre à destination des responsables de centres de formation
• Un groupe de travail avec la commission AccessibiltéS pour accompagner les stagiaires avec des besoins particuliers
• Un groupe de travail avec la commission Bibliothèques vertes pour mettre en place un webinaire inter-régions à intégrer dans le parcours de formation

La page de la commission formation est à jour sur le site. Le compte rendu y sera mis quand il sera finalisé.

Le séminaire était le bienvenu, une occasion de débattre, de tenir compte d’expériences variant d’une région à l’autre. Des outils qui vont permettre de gagner du temps, plus tard, pour les formateurs.

L’expérience sera renouvelée dans 2 ans.

La certification Qualiopi de la formation ABF rend nécessaire le travail sur le suivi de la formation. Le séminaire est un véritable outil de suivi et d’analyse. La formation ABF a besoin de structuration et de temps de réflexion, notamment de réflexion collective. 

2. CAFÉ ABF

Prochain Café ABF le 11 décembre à l’Humathèque du Campus Condorcet à 14h30.

Proposition d’enchaîner avec une réunion du CA : majoritairement oui. 

Le café du 11/12 a été annoncé par la dernière newsletter nationale.

→ Mettre à jour la page IDF du site ABF (Lynn)

→ Envoyer une newsletter régionale le 20/11 (Lynn)

→ Faire un post Facebook (Sylvie)

3. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Projet de réunion de l’AG IDF le lundi 27/11 à la BnF. 

A priori, nous sommes bien attendus : le Petit Auditorium est réservé. Il s’agit d’une salle nue, pas d’informatique, donc pas de projection possible. 

Cependant, pas de convention, pas de retour officiel (démarche faite par Monique en interne et courrier envoyé par Floriane en externe).

→ Voir avec Monique pour un récapitulatif : quel horaire ? Quelles contraintes pour faire entrer les participants dans la BnF avec le plan Vigipirate ? Possibilité d’accueillir les participants dans le hall pour un café d’accueil ? Avec traiteur ? Visite possible de la BnF ? Combien de temps ? (Lynn)

A priori, RDV à partir de 14h pour un lancement de l’AG à 14h30. 

Se relayer pour guider les gens à l’entrée. Voir pour afficher l’AG de l’ABF IDF dans les locaux pour guider les participants. 

Faire un formulaire et indiquer que l’inscription est obligatoire. 

Compter environ 1h pour l’AG proprement dite et 30 min pour l’intervention de la Formation : tirage des sujets de la liste bibliographique par les stagiaires 2023-2024 + remise des diplômes pour les stagiaires 2022-2023.

Préparer les rapports pour l’AG :

• Rapport moral (Lynn)
• Rapport sur la formation (Céline)
• Rapport financier (Olivier)

Dans le rapport moral : 

• préparation des différents évènements de l’année 2023
• cafés ABF (+ appel à volontaires pour accueillir les prochaines rencontres)
• amélioration de la communication, travail sur les différents canaux et
• évolution des réseaux sociaux
• retour sur les bourses pour le Congrès
• récapitulatif des réunions du CA
• démission du secrétaire et de la secrétaire-adjointe depuis le début du mandat

→ Newsletter régionale dès que possible (Lynn)

→ Formulaire d’inscription (Floriane)

Annoncer la visite à 16h (et une fin vers 17h30).

4. POINT FINANCES

Olivier présente les documents qui seront soumis au vote de l’Assemblée générale : 

Comptes définitifs 2022 (ceux qui avait été soumis à l’AG 2022 ne pouvaient pas inclure l’ensemble des frais liés à la tenue de cette AG)
Comptes provisoires 2023
Budget pour l’année 2024

Au 18 octobre 2023, date du dernier relevé, le montant de la trésorerie régionale était de 15 202,80 €. Cette trésorerie permettra d’aborder sereinement l’année 2024, dont la journée d’étude pour laquelle plusieurs postes de dépenses importants sont déjà prévus. 

La liste des documents à soumettre à l’AG est validée, des changements de mise en page seront à prévoir pour en faciliter l’impression. 

Voir avec l’équipe salariée ABF pour les impressions : idéalement format livret, prévoir 1 pour 2. (Lynn) Floriane pourra passer les chercher aux bureaux. 

Bourses 2024

Anticiper le calendrier pour 2024, annoncer par exemple dès janvier que deux bourses seront proposées. A voir en réunion du CA prévue fin janvier. 

Valider les noms des boursier.es au moment des inscriptions au Congrès. 

Projets 2024-2025

Faire un café ABF spécial orienté vers les nouveaux adhérents à la rentrée 2024 
Donner un rendez-vous Zoom de temps en temps aux adhérents volontaires
Cela se fait dans d’autres régions → Lynn se renseigne

Webinaires avec des intervenants professionnels
Cafés ABF en librairie, rencontre avec des auteurs
AG 2024 : séminaire participatif pour impliquer les adhérents
2025 : voyage d’étude en Normandie (Céline a des contacts)

On en rediscute au prochain CA de décembre. 

5. SECRÉTAIRE RÉGIONAL

Appel aux volontaires parmi les membres du CA.

Présentation des principales tâches. 

Report de la désignation car l’effectif des présents à la réunion est faible, et les membres présents sont majoritairement déjà titulaires de fonctions au bureau.

Possibilité de coopter quelqu’un? Vérifier le règlement et les statuts pour voir ce qu’il est envisageable de proposer. 

6. CALENDRIER

Prochaines réunions : 

• Le 27/11 réunion du groupe de travail pour la journée d’étude sur le handicap
• Le 11/12 réunion CA
• Le 29/01 Café ABF + CA
• Le 25/03 réunion CA

7. DIVERS 

Site internet de l’ABF : certains liens sont toujours cassés. Lynn essaie de voir ce qu’il en est.