Retour sur la visite du centre de documentation du ministère de l’économie et des finances
Lundi 25 mars, les adhérents du groupe Ile-de-France ont été chaleureusement accueillis par l’équipe du centre de documentation du ministère de l’économie et des finances à Bercy. Nous avons pu y découvrir plus en détail leur fonctionnement, leurs différentes ressources ainsi que leur lieu de travail.
Le bureau documentation et archives du ministère regroupe plusieurs entités :
- Le Centre de ressources documentaires à Bercy
- Le Centre de documentation économie-finances à Bercy
- Le Centre des archives et bibliothèque historique à Savigny-le-Temple
Ce bureau est composé de 70 agents, dont 35 professionnels de la documentation.
Le CEDEF - Centre de documentation Economie-Finances
Le CEDEF est un service documentaire ouvert à tous, sur place et à distance. Créé en 1980, il donne accès à l’information administrative et aux documents administratifs. Il est composé de 9 agents documentalistes, qui sont formés en interne sur les sujets propres au ministère. L’équipe est polyvalente : veille, accueil du public, rédaction, lettres d’informations…
Le CEDEF est engagé dans une démarche qualité du service liée aux procédures et aux délais de réponses. Titulaire du label Marianne jusqu’en 2022, il répond désormais aux engagements Service Public +.
Voici un petit panorama des nombreuses missions du CEDEF :
1. Le service question-réponse personnalisé, sur place et à distance
Leur objectif est de trouver l’information ou orienter vers les services experts. Le centre de documentation traite l’ensemble des champs de compétence du ministère, pour les particuliers et les professionnels : les questions sont très diverses.
Il traite environ 300 demandes par mois, de plus en plus de demandes en ligne, de plus en plus de demandes de particuliers. Les demandes de professionnels concernent majoritairement les petites entreprises. Parmi les thèmes les plus récurrents on retrouve la fiscalité et la consommation. 90% des demandes sont traitées le jour-même.
2. La valorisation des contenus produits par le ministère
Le site internet du ministère comptabilise entre 1 million et 1,5 millions de pages vues par mois avec une forte consultation des fiches pratiques éditées par le CEDEF (environ 300 fiches). Le CEDEF donne accès à la base de données bibliographique du réseau documentaire du ministère “Rébeca”. Il rédige et envoie des lettres d’informations régulières (quotidiennes, hebdomadaires, thématiques…) gratuites et ouvertes à tous. Il assure le suivi et la veille de l’actualité, notamment pour assurer une mise à jour régulière des fiches pratiques. Le CEDEF a également pour mission de rediriger vers les interlocuteurs experts et assure un rôle de relais.
Au sein du CEDEF existe un pôle veille avec des agents qui assurent une veille quotidienne de l’actualité, c’est le pôle central du service. L’équipe diffuse des publications et textes officiels du ministère par différents canaux, notamment sur les réseaux sociaux X et LinkedIn.
Un gros travail de référencement et d’indexation est réalisé sur la base bibliographique Rébeca avec un thesaurus maison, regroupant environ 350 000 références.
Le CEDEF a de moins en moins de collections papier et de plus en plus de références numériques. Leur budget est essentiellement réparti entre les acquisitions, les abonnements aux revues en ligne et les accès aux bases de données.
Support de présentation du CEDEF
Le CRD - Centre de ressource documentaires
Le CRD est un service à destination de l’ensemble des agents du ministère dans le cadre de leurs fonctions (administration centrale et services déconcentrés).
Les missions du CRD :
- Fournir aux agents les documents pour mener à bien leurs projets, traiter leurs dossiers (question/réponse, prêt, consultation).
- Informer les agents sur l’évolution de l’environnement professionnel : information spécialisée ciblée.
Le CEDEF et le CRD utilisent les mêmes outils : SIGB, outils de veille, documents. Les publics sont différents.
Le CRD offre aussi un service de question-réponse : 80% de réponses aux demandes dans le quart d’heure, 95% dans la demi-journée. En 2023, 23 000 demandes ont été traitées, nombre en constante augmentation. 4 documentalistes assurent ce service par jour, de 9h à 18h. Il propose également des sélections documentaires, des lettres d’actualité et des veilles personnalisées (155 plans de veille) et répond à une mission de formation à destination des agents du ministère. Le fruit de leur travail est ensuite accessible via le portail intranet Rébeca-documentation propre au ministère. On y trouve 6 espaces thématiques tous construits de manière identique : des dossiers documentaires (hebdomadaires), des actualités issues d’internet, des sélections thématiques d’articles et une actualité du livre.
Le fonds documentaire du CRD est réparti en 6 catégories :
- droit
- économie
- fiscalité
- gestion publique
- informatique
- questions sociales
On y retrouve :
- 340 abonnements à des revues professionnelles
- 40381 ouvrages
- 28 abonnements à des bases de données
Le CRD effectue également un gros travail de dématérialisation, en numérisant des textes de lois, règlements, circulaires ou encore des revues pour les verser ensuite dans Gallica ou dans Rébeca. D'autre part, avec CRDnum, les agents du ministère peuvent emprunter des ouvrages électroniques (en 2023, 1169 ouvrages disponibles pour 1745 utilisateurs et 3050 emprunts sur l'année).
Une plateforme de veille collaborative réunit 80 veilleurs sur tout le ministère, pas forcément des professionnels de l’information.
L’équipe du CRD est composée quant à elle de 20 agents : 16 documentalistes et 4 assistants documentalistes.
Le CRD est réparti en 2 espaces : une salle de lecture et un kiosque presse “loisirs” que nous avons eu la chance de pouvoir visiter.
Le kiosque presse chaleureux et confortable :
La salle de lecture spacieuse et lumineuse :
Avec un accès inédit à une belle collection de microfilms :
L'impressionnante réserve remplie de trésors :
Avant de finir par un petit tour dans les bâtiments du ministère :
